Het voeren van een verzuimgesprek

U hoopt natuurlijk dat een zieke medewerker snel weer beter is. Maar wat kunt u doen om de terugkeer van een medewerker te bevorderen? En wat doet u als u merkt dat een medewerker in een jaar drie keer uitvalt met griepklachten. Ik krijg dit soort vragen regelmatig van klanten.

Ik vertel ze dan dat ze in zulke situaties een verzuimgesprek kunnen inzetten. In een verzuimgesprek bespreekt u samen met de medewerker de reden en aard van het verzuimgesprek en probeert u samen tot een passende oplossing te komen. Het doel is het bestrijden en voorkomen van ziekteverzuim.

In welke situaties kunt u een verzuimgesprek voeren?

• Bij ziekmelding;
• Bij frequent verzuim;
• Gedurende het herstelproces;
• Bij terugkeer.

Enkele tips voor het voeren van een verzuimgesprek.

Bereid het gesprek goed voor: formuleer gespreksdoelen, neem het (verzuim) dossier van uw medewerker mee, bekijk eerdere meldingen en denk na over het mogelijke gespreksverloop. Zorg dat u goed voorbereid bent.

Bespreek het doel van het gesprek met de medewerker: geef aan dat de afwezigheid de reden is voor het voeren van het gesprek en geef ook aan wat u wilt bereiken met dit gesprek: een oplossing om herhaling te voorkomen.

Een open en betrokken houding: luisteren en doorvragen werkt beter dan uw eigen mening neer te leggen. Laat uw medewerker vertellen over de oorzaak van afwezigheid, maar ga niet teveel in op de klachten. Vraag wat uw medewerker nodig heeft om (vaker) aanwezig te zijn of u hierin kunt ondersteunen en denk na over alternatieven voor verzuim. Maak ook samen heldere en duidelijke afspraken.

Privacy: waarborg de privacy van uw medewerkers. Berg gespreksverslagen goed op in dossiers waar niet zomaar iedereen bij kan komen. Uw medewerker heeft ook het recht op inzage in zijn eigen dossier.

Leg gemaakte afspraken vast: leg de afspraken schriftelijk vast. Daar kunt u elkaar dan in de toekomst aan houden.

Met het voeren van een verzuimgesprek kunt u het verzuimgedrag van uw medewerkers beïnvloeden. Overigens kunt een verzuimgesprek ook preventief inzetten als u bijvoorbeeld ziet dat een medewerker niet lekker in zijn vel zit.

Door erover te praten kunt u tot een oplossing komen die niet tot verzuim hoeft te leiden. Dat houd ik mijn klanten ook altijd voor: een goede onderlinge communicatie is uiteindelijk de sleutel tot succesvolle samenwerking.

Handige download: Gespreksverslag verzuimgesprek.

Eskil Fleuren
Accountmanager SAZAS