Tips voor het voeren en vastleggen van een verzuimgesprek

Is een medewerker (regelmatig) ziek? Dan kan een verzuimgesprek helpen. In een verzuimgesprek bespreekt u samen met de medewerker de reden en aard van het verzuimgesprek en probeert u samen tot een passende oplossing te komen. Het doel is het bestrijden en voorkomen van ziekteverzuim.

In welke situaties kunt u een verzuimgesprek voeren?
• Bij ziekmelding
• Bij frequent verzuim
• Gedurende het herstelproces
• Bij terugkeer

Enkele tips voor het voeren van een verzuimgesprek
• Bereid het gesprek goed voor: formuleer gespreksdoelen, neem het (verzuim) dossier van uw medewerker mee, bekijk eerdere meldingen en denk na over het mogelijke gespreksverloop.
• Bespreek het doel van het gesprek met de medewerker: geef aan dat de afwezigheid de reden is voor het voeren van het gesprek en geef ook aan wat u wilt bereiken met dit gesprek: een oplossing om herhaling te voorkomen.
• Toon een open en betrokken houding: luisteren en doorvragen werkt beter dan uw eigen mening neer te leggen. Laat uw medewerker vertellen over de oorzaak van afwezigheid, maar ga niet teveel in op de klachten. Vraag wat uw medewerker nodig heeft om (vaker) aanwezig te zijn of u hierin kunt ondersteunen en denk na over alternatieven voor verzuim. Maak ook samen heldere en duidelijke afspraken.
• Waarborg de privacy van uw medewerkers. Berg gespreksverslagen goed op in dossiers waar niet zomaar iedereen bij kan komen. Uw medewerker heeft ook het recht op inzage in zijn eigen dossier.
• Leg gemaakte afspraken vast: leg de afspraken schriftelijk vast. Daar kunt u elkaar dan in de toekomst aan houden.

Bekijk een voorbeeld van een gespreksverslag.
 

bron: SAZAS